Szkoła Podstawowa nr 45 z Oddziałami Dwujęzycznymi im. Janusza Korczaka w Sosnowcu Biuletyn Informacji Publicznej

Załącznik  Nr 1 do Zarządzenia Dyrektora SP Nr 45 z dnia 03 września 2018 numer 1/2018/2019

 w sprawie organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej w SP 45

REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ
W SZKOLE PODSTAWOWEJ NR 45 W SOSNOWCU

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§1 Postanowienia niniejszego Regulaminu dotyczą sposobu i zasad wykonywania kontroli zarządczej w Szkole Podstawowej Nr 45 w  Sosnowcu.

§2 Kontrolę zarządczą stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w SP Nr 45 w sposób zgodny z prawem,  efektywny, oszczędny i terminowy.

§3 Kontrola zarządcza jest to system zarządzania  szkołą, zaś najistotniejszym jej elementem jest system wyznaczania celów i zadań oraz monitorowania stopnia ich realizacji.

§4 Funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej  w SP Nr 45 jest procesem ciągłym, realizowanym w oparciu o wyciągane  wnioski wynikające z bieżącej działalności oraz obowiązujące regulacje wewnętrzne i zewnętrzne.

§5 Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:

1. Szkole- należy przez to rozumieć Szkołę Podstawową Nr 45 w Sosnowcu.
2. Dyrektorze- należy przez to rozumieć dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 45      

w Sosnowcu.

1. Głównym księgowym- należy przez to rozumieć głównego księgowego w  Centrum Usług Wspólnych w Sosnowcu.
2. Ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. Kontroli zarządczej –należy przez to rozumieć ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań SP Nr 45 w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny   i terminowy.
3. Ryzyku –należy przez to rozumieć możliwość wystąpienia zdarzenia mającego negatywny wpływ na wykonywanie zadań bądź osiąganie celów.
4. Czynniku ryzyka- należy przez to rozumieć zdarzenie, działanie, zaniechanie i inne okoliczności, które mogą spowodować wystąpienie ryzyka.
5. Wpływie ryzyka – należy przez to rozumieć skutki dla realizowania zadań i osiąganie celów spowodowane  przez zdarzenie objęte ryzykiem.
6. Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka – należy przez to rozumieć częstotliwość występowania zdarzenia objętego ryzykiem.
7. Akceptowalnym poziomie ryzyka- należy przez to rozumieć ustalony w zasadach  poziom istotności ryzyka, przy którym nie jest wymagane podejmowanie działań przeciwdziałających ryzyku.
8. Zarządzaniu ryzykiem – należy przez to rozumieć proces identyfikacji, oceny
   i przeciwdziałania ryzyku.
9. Wskaźniku- należy przez to rozumieć liczbowe przedstawienie rozpatrywanej wielkości. Wskaźnik mówi, w jakim stopniu, wyrażonym w procentach, może być zagrożona realizacja celu (zadania).
10. Mierniku –należy przez to rozumieć miarę określającą wielkość, jakość lub wartość wyrobu/ usługi.
11. Mechanizmach kontroli zarządczej – należy przez to rozumieć  wszystkie działania
     i procedury podejmowane  lub ustanawiane w  celu zwiększenia prawdopodobieństwa realizacji zadań i osiągania celów.
12. Zadaniu- należy przez to rozumieć określone założenie, które jest przyjęte do wykonania w określonym czasie.
13. Celu- należy przez to rozumieć pożądany stan rzeczy, do którego dąży jednostka organizacyjna podczas wykonywania zadania.
14. Hierarchizacji ryzyka- należy przez to rozumieć uporządkowanie ryzyka wg kryterium jego znaczenia dla osiągnięcia założonych celów.
15. Właścicielu ryzyka – należy przez to rozumieć osobę odpowiedzialną za wykonywanie poszczególnych czynności w procesie zarządzania ryzykiem,
    w szczególności odpowiadającą za przygotowanie, wdrożenie, realizowanie
    i monitorowanie mechanizmów kontrolnych i środków zaradczych ograniczających
    i eliminujących przyczyny lub skutki wystąpienia ryzyka oraz podejmującą inne działania mające na celu przeciwdziałanie danemu rodzajowi ryzyka.
16. Zarządzeniu – należy przez to rozumieć Zarządzenie Dyrektora SP Nr 45 w sprawie organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej w SP Nr 45 w Sosnowcu z dnia 03.09.2018 r.

Rozdział II

Odpowiedzialność i obowiązki w zakresie kontroli zarządczej

§ 6 Dyrektor  ponosi odpowiedzialność za podejmowane działania, których celem jest nadzorowanie i kontrolowanie procesów zachodzących w kierowanej przez niego placówce
w sposób dający zapewnienie, że:

1. Działania te są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi.
2. Zadania są realizowane efektywnie i skutecznie oraz plany, programy, zamierzenia
   i cele są osiągane.
3. Ryzyka związane z realizacją zadań są na bieżąco identyfikowane i monitorowane celem ciągłej poprawy procesów.
4. Zasady etycznego postępowania pracowników są przestrzegane i promowane
5. Przepływ informacji jest skuteczny i efektywny.
6. Posiadane zasoby są właściwie zabezpieczone i chronione.
7. Dane i informacje publikowane lub udostępniane wewnątrz i na zewnątrz są aktualne, rzetelne i wiarygodne.

§ 7 Dyrektor Szkoły ponosi odpowiedzialność za koordynację całokształtu zadań wynikających z niniejszego regulaminu.

§ 8 Każdy pracownik Szkoły uczestniczy w funkcjonowaniu systemu kontroli zarządczej poprzez właściwe wykonywanie powierzonych mu obowiązków, realizację uprawnień
i odpowiedzialności.

Rozdział III

Zasady funkcjonowania kontroli zarządczej

§ 9 Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie:

1. Zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi.
2. Skuteczności i efektywności działania.
3. Wiarygodności sprawozdań.
4. Ochrony zasobów.
5. Przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania.
6. Efektywności i skuteczności przepływu informacji.
7. Zarządzania ryzykiem.

§ 10 Kontrola zarządcza powinna być:

1. Adekwatna –zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach prawnych oraz z regulaminem, dokładnie  odpowiadająca założonym celom.
2. Skuteczna –tak skonstruowana, aby faktycznie zabezpieczała  Szkołę przed wystąpieniem lub skutkami danego ryzyka.
3. Efektywna –umożliwiająca osiąganie założonych celów, ograniczająca ryzyko
   w pożądanym stopniu przy wykorzystaniu najmniejszych możliwych nakładów.

Rozdział IV

System kontroli zarządczej w SP Nr 45

§ 11 System kontroli zarządczej w Szkole zbudowany jest w oparciu o standardy kontroli zarządczej, które obejmują pięć grup odpowiadających  poszczególnym elementom  kontroli zarządczej:

1. Środowisko wewnętrzne.
2. Cele i zarządzanie ryzykiem.
3. Mechanizmy kontroli.
4. Informacja i komunikacja.
5. Monitorowanie i ocena.

Środowisko wewnętrzne

§ 12 Właściwe środowisko wewnętrzne  w Szkole  w sposób zasadniczy wpływa na jakość kontroli zarządczej.

§ 13 W ramach środowiska wewnętrznego wdrożono następujące zasady i obowiązki:

1. Przestrzeganie wartości etycznych - dyrektor i podlegli pracownicy zobowiązani są do przestrzegania wartości etycznych przyjętych w Szkole i kierowania się nimi przy wykonywaniu powierzonych zadań. Dyrektor wspiera i promuje przestrzeganie wartości etycznych dając dobry przykład codziennym postępowaniem
   i podejmowanymi decyzjami. W Szkole wdrożono  Zasady Etyki Nauczycielskiej (załącznik Nr 1 do Regulaminu) oraz Zasady Etyki Zawodowej pracownika administracji i obsługi SP Nr 45 (Załącznik Nr 2 do Regulaminu). Wszyscy pracownicy Szkoły składają oświadczenie o zapoznaniu się z Zasadami Etyki. Oświadczenia dołącza się do akt osobowych. Pracownicy Szkoły znają i przestrzegają zasad  określonych w Zasadach Etyki  ze świadomością konsekwencji, jakie może wywołać nieetyczne zachowanie lub działanie niezgodne z prawem.
2. Kompetencje zawodowe – wymagane jest, aby Dyrektor i pracownicy posiadali wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania. Proces zatrudnienia jest prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy.
3. Struktura organizacyjna – struktura organizacyjna Szkoły jest dostosowana do aktualnych celów i zadań. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności  jest określony dla każdego pracownika Szkoły w sposób precyzyjny, adekwatny do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego.

W Szkole obowiązuje Regulamin  Pracy  ustalający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Prawa
i obowiązki nauczycieli reguluje Karta Nauczyciela, w zakresie nieuregulowanym przez KN obowiązuje Kodeks Pracy.

1. Delegowanie uprawnień – zakres uprawnień delegowanych poszczególnym pracownikom jest precyzyjnie określony. Zakres delegowanych uprawnień jest odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka
   z nimi związanego. Zakres delegowanych uprawnień wynika z upoważnień Dyrektora. Upoważnienia podlegają bieżącej aktualizacji.
2. Wszystkie zadania realizowane w Szkole są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, zarządzeniami Dyrektora, wprowadzonymi procedurami i innymi regulacjami wewnętrznymi.

Cele i zarządzanie ryzykiem

§ 14 Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia  celów
i realizacji zadań.

§ 15 Zasady zorganizowania kontroli zarządczej zgodnie ze standardami „Cele i zarządzanie ryzykiem” zostały opisane w „Zasadach zarządzania ryzykiem w SP Nr 45 w Sosnowcu”.

Mechanizmy kontroli zarządczej

§ 16 Celem wdrożenia mechanizmów kontroli zarządczej jest zapobieganie urzeczywistnianiu  się ryzyka (lub ograniczenie strat). Każdy zastosowany mechanizm kontrolny stanowi odpowiedź na konkretne ryzyko. Mechanizmy kontroli nie tworzą zamkniętego katalogu, ponieważ system kontroli zarządczej powinien  być elastyczny i dostosowany do specyficznych potrzeb Szkoły.

§ 17 Podstawowe mechanizmy kontroli zarządczej stosowane w Szkole:

1. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej – w ramach tego systemu działają procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres  obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz  inne dokumenty wewnętrzne stanowiące dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja jest spójna i dostępna dla wszystkich osób, którym jest niezbędna.
2. Nadzór –w Szkole prowadzony jest nadzór nad wykonywaniem zadań w celu w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.
3. Ciągłości działalności- funkcjonują mechanizmy służące utrzymaniu ciągłości działalności Szkoły poprzez system  zastępstw, delegowania uprawnień, upoważnień
   i innych regulacji wewnętrznych.
4. Ochrona zasobów – dostęp do zasobów finansowych, materialnych i informacyjnych Szkoły mają wyłącznie upoważnione osoby. Dyrektor i podlegli pracownicy są odpowiedzialni za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki. Pracownikom powierzono odpowiedzialność materialną za przekazane składniki majątkowe. Mienie Szkoły oraz sprzęt oddany do użytkowania pracownikom jest ubezpieczony. Stan mienia jest systematycznie weryfikowany i porównywany ze stanem ewidencyjnym w drodze inwentaryzacji.
5. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych – w Szkole funkcjonują mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych
   i gospodarczych, a w tym:

1)      Rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych
 i gospodarczych.

2)      Zatwierdzanie  (autoryzacja) operacji finansowych przez dyrektora i główną księgową lub osoby przez nich upoważnione.

3)      Podział kluczowych obowiązków.

4)      Weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji. Zasady prawidłowego funkcjonowania gospodarki finansowej oraz właściwej ochrony majątku Szkoły są uregulowane w „Instrukcji obiegu dokumentów”.

1. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych - w Szkole funkcjonują  mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów. informatycznych. Składają się na nie mechanizmy kontroli dostępu do zasobów informatycznych, sprzętu, systemu, aplikacji, danych, mające na celu ich ochronę przed nieautoryzowanymi  zmianami, czy  utratą.

Informacja i komunikacja

§ 18 Dyrektor oraz podlegli pracownicy mają zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków. System komunikacji umożliwia przepływ potrzebnych  informacji wewnątrz i na zewnątrz Szkoły.

§ 19 Grupa standardów Informacja i komunikacja  obejmuje:

1. Informację bieżącą – dyrektorowi oraz podległym pracownikom zapewnione są,
   w odpowiedniej formie i czasie, właściwe oraz rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań.
2. Komunikację wewnętrzną –zapewnione są efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej Szkoły. W ramach komunikacji wewnętrznej w Szkole organizowane są konferencje rady pedagogicznej oraz spotkania z pracownikami administracyjno-obsługowymi, działa wewnętrzna poczta email, sieć telefoniczna.
3. Komunikację zewnętrzną –zapewniony jest efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiąganie celów
   i realizację zadań. W ramach komunikacji zewnętrznej wykorzystuje się głównie następujące sposoby przekazywania informacji: strona internetowa, poczta email,  dziennik elektroniczny, uczestnictwo dyrektora w naradach organizowanych przez WE i KO

Monitorowanie i ocena

§ 20 System kontroli zarządczej w Szkole  podlega bieżącemu  monitorowaniu i ocenie.

§ 21 W Szkole wprowadzono następujące systemy  monitorowania i oceny kontroli zarządczej:

1. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej- monitorowana jest skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, co umożliwia  bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów. Dyrektor  jest zobowiązany do wykonywania bieżącej oceny systemu kontroli zarządczej
2. Ocena  - raz w roku przeprowadzana jest  samoocena systemu kontroli zarządczej przez Dyrektora i podległych pracowników. Ocena powinna być ujęta w ramy procesu odrębnego od bieżącej działalności i udokumentowana. Dyrektor zobowiązany jest do przeprowadzenia raz do roku Oceny poprzez wypełnienie „Ankiety do Oceny kontroli zarządczej w SP Nr 45 ”, stanowiącej załącznik Nr 4 do niniejszego Regulaminu, natomiast podlegli pracownicy przeprowadzają raz do roku ocenę systemu kontroli zarządczej wypełniając „Ankietę do oceny kontroli zarządczej  w SP Nr 45 - podlegli pracownicy, stanowiącą Załącznik Nr 3 do niniejszego Regulaminu. Wypełnione ankiety, podlegli pracownicy są zobowiązani składać u Dyrektora  do dnia 31-go stycznia każdego roku.  W oparciu o ankiety wypełnione przez podległych pracowników, Dyrektor sporządza  ankietę zbiorczą, którą zobowiązany jest składać   w  zamkniętej kopercie w terminie do 28 lutego każdego roku w Wydziale Audytu                 i Kontroli UM W Sosnowcu.
3. Kontrola funkcjonalna sprawowana jest przez:

1)      Dyrektora Szkoły,

2)      Wicedyrektora,

3)      Głównego księgowego w CUW,

4)      Kierownika gospodarczego.

  Kontroli funkcjonalnej podlegają wszystkie obszary działalności szkoły.

Rozdział VI

Postanowienia końcowe

§ 22 Doskonalenie mechanizmów kontroli w SP Nr 45 jest procesem ciągłym, realizowanym w oparciu o zasady funkcjonowania Szkoły.

§ 23 Dyrektor zobowiązany jest do  aktualizacji regulaminów,  procedur oraz pozostałych regulacji wewnętrznych, które składają się na system kontroli zarządczej.

§ 24 Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.